記帳須知

 

(一)避免拿到不實憑證

依加值型及非加值型營業稅法第51條第5款規定，營業人虛報進項稅額者，除追繳稅款外，按所漏稅額處1倍至10倍罰鍰，並得停止其營業。為避免取得非實際交易對象開立之統一發票，營業人於收受統一發票時，應注意下列各點：
(一) 進貨收受統一發票應確認是否為實際交易銷貨營業人所開立之統一發票。
(二)進貨付款時，如收款對象，與開立發票之營業人不符時，應暫緩付款，並先查對銷貨營業人是否真實，俟查對確實，並取得名稱相符之統一發票再行付款。
(三)進貨付款時，最好均能以劃線並書有抬頭之支票付款，尤其鉅額付款，更應以簽發支票付款，支票上抬頭與開立發票之廠商名稱必須相符( 最好簽註禁止背書轉讓字樣 )。如貨款金額較小以現金支付者，應請領款人在現金付款簽收單上簽名蓋章，並註明身分證統一編號、地址等資料，以利事後查證時，作為佐證資料。
(四)儘量避免向來路不明之營業人或外務員進貨，應確認銷貨人之身分，對接洽業務人員之名片妥為保存或提示之資料加以影印備查，並做好徵信工作，對所交付之統一發票予以查證相符後，再依前述付款方式支付貨款。
(五)請妥為保存交易過程之有關憑證，如運送貨物之託運單、送貨單、訂貨之估價單、收貨之驗收單、過磅之磅單、卡車路單....等，以便事後相關單位查證時，作為進貨事實之佐證。
(六)對於平時往來之廠商應有往來廠商名冊，不但可以便利雙方交易來往連繫，萬一取得不實的統一發票時，亦可供作佐證之資料，證明發票來源。

(七)販賣不實統一發票者，常見其登記名稱為「××企業社」、「××企業行」、「××實業社」、「××實業行」、「××工業社」等，從字義上無法辨認係經營何種行業，如銷貨人交付該類發票時，應特別注意，並隨時向稅捐稽徵處查詢，以免事後受到牽連。

（二）營運過程中，應預先取得下列發票等憑證

 

在取得廠商給的憑證時，應多索取發票而非收據。雖然發票要多加5%的稅金，但這5%稅金在每2個月申報一次的「營業稅」時，是可以拿來抵繳稅金；在年底申報「營所稅」時又可再一次抵繳稅金。而普通收據全年有總金額的限制，多了也不能入帳。

因此，公司在經營過程中不僅要多取得發票及收據，也要妥善保存作帳用。平時取得足夠的發票、收據，公司在申報「營業稅」及年底「營所稅」時，才不會因發票、收據不足而籌措不及，多繳了稅金。

可預先取得的發票等憑證，如下：
1. 在替員工投保勞、健保，或投保意外險、工地險、團體險等各種保險時，記得索取「保險費收據」，並妥善保存，以便入帳。
2. 以「公司」名義向銀行借款，每期支付利息時，應向銀行索取「利息支出收據」，以方便入帳。私人借款的利息收據，無法入公司帳。
3.以「公司」名義所購買之汽車、機車，每年所繳納之燃料稅、汽車牌照稅、汽車定檢費、汽（機）車保險，及公司之地價稅、房屋稅等「各項稅單收據」都應妥善保存。
4.去郵局購買郵票應另外向郵局索取「購買票品證明單」。ㄧ般的「掛號函件收執單據」是簽收單不能入帳。
5. 購買高速公路回數票時，記得保留「回數票收據」。
6. 到加油站加油時，記得要求在發票上輸入您公司的「統一編號」，否則沒記載統一編號的發票，不能做為入帳的有效憑證。